Parâmetros chave de diagnóstico da funcionalidade da empresa familiar

Andrew Hier

 

Uma empresa familiar é um empreendimento que é de propriedade, controlada ou compartilhada de alguma forma por vários membros da família.  Esses empreendimentos podem incluir uma empresa operacional, uma fundação da família, um Family office ou uma coleção menos estruturada de ativos e atividades. Uma empresa familiar deveria incluir todas as estruturas de governança que desempenham um papel na direção e gerenciamento da empresa.

A funcionalidade é uma medida de eficiência e eficácia com que os valores fundamentais e a missão são identificados, os objetivos são estabelecidos, os planos são adotados, as decisões são tomadas, o consenso é alcançado, o progresso é feito, o conflito é gerenciado e os objetivos são alcançados. Uma empresa familiar funcional, desenvolverá de forma efetiva as futuras gerações e se envolverá em um processo construtivo de sucessão de propriedade, controle e liderança. Uma empresa familiar funcional deve produzir um senso geral de satisfação sobre a governança da empresa.

Para diagnosticar a funcionalidade de uma empresa familiar ou uma subparte da empresa familiar, como um conselho de família ou conselho de administração, ou fundação familiar, os seguintes parâmetros serão relevantes:

 

Cada um desses parâmetros principais será explicado. Assume-se neste artigo que a tomada de decisão da empresa familiar ultrapassa um único líder autocrático e que a tomada de decisões colaborativas é necessária e desejável.

 

Parâmetros-chave

1. Princípios orientadores

Uma empresa sem princípios orientadores será caótica e arbitrária. Uma empresa familiar bem desenvolvida terá passado algum tempo significativo identificando seus valores fundamentais, missão e visão para a família, para as empresas e outras entidades e para a propriedade. Esse processo deve levar à identificação de metas em cada um desses domínios. A realização desses objetivos envolverá certas estruturas de governança que, por sua vez, exigem regras, políticas, planos, processos e acordos.

Exemplos de políticas que são muitas vezes úteis em uma empresa familiar incluem: uma política de comunicação familiar, uma política de emprego de familiares, uma política de distribuição de resultados, uma política de riscos e critérios de diversificação para a família, uma política de filantropia familiar. Exemplos de planos incluem um plano de negócios, um plano de contingência, um plano imobiliário, um plano de sucessão de propriedade e um plano de liquidez. Os acordos incluem acordos de acionistas, acordos de confiança, acordos de não concorrência e contratos de trabalho. Outros aspectos dos princípios orientadores incluem restrições legais e éticas, costumes e prática e planos estratégicos.

Uma abordagem de diagnóstico determinaria quantos desses princípios orientadores estão presentes, quão claros são eles definidos e o quão colaborativo foi o processo em sua criação (o que pode afetar o nível de adoção e suporte). A funcionalidade aumentada ocorre quando o plano estratégico familiar e o plano estratégico de propriedade / financeiro e o plano estratégico operacional (para o negócio operacional, da fundação ou do Family office) são integrados e coordenados.

 

2. Informação / Comunicação

A comunicação de informações é a força vital de qualquer empresa familiar. Cada família precisa determinar o "O quê", "Como", "Quem" e "Quando", bem como a “forma” da informação. Os protocolos de comunicação são necessários para garantir que a informação crítica seja entregue de forma oportuna e compreensível a todos aqueles que são decisores diretos ou indiretos. Portanto, um parâmetro de diagnóstico chave de uma empresa familiar é se há clareza em relação a:

  1. "O que": qual é a natureza e o conteúdo da informação a ser divulgada?
  2.  "Forma": de que forma, (bruto, formatado, processado, editado, resumido?); Que registros da informação serão mantidos para referência futura?
  3. "Quem": qual grupo é responsável pela entrega da informação e qual o grupo que tem direito de recebê-la?
  4. "Quando": quando é oportuna a informação?
  5. "Como": existem regras sobre como são as comunicações? Estilo, tom, etc.?

A incapacidade de se comunicar efetivamente geralmente leva a mal-entendidos, erros, desconfiança e falta de preparação. Uma empresa familiar funcional terá protocolos de comunicação que definem quais informações são compartilhadas, em que forma, quando, por quem, para quem e de que maneira.

 

3. Fóruns / Funções

Para que a governança de uma empresa familiar funcione, deve haver um ou mais fóruns em que ocorre discussão, debate e tomada de decisão. Esses fóruns asseguram a troca de pontos de vista, o recebimento de informações críticas, o tempo para o brainstorming e o diálogo, o desenvolvimento e a tomada de decisões. Para que os fóruns funcionem, deve haver clareza de papéis. Essa clareza permite liderança, participação, responsabilidade, responsação, trabalho em equipe, identidade de grupo e demais vínculos necessários.

Aqui estão alguns exemplos de fóruns que podem ser úteis em uma empresa familiar, dependendo das circunstâncias:

  1. Reuniões de acionistas
  2. Conselho de Acionistas
  3. Reuniões de administração do Trust Famíliar
  4. Conselho da Fundação
  5. Conselho de Administração
  6. Comitês do Conselho e Forças-Tarefa
  7. Reuniões das equipes de executivos
  8. Assembléia familiar
  9. Conselho da Família
  10. Comitês e Forças-tarefa do Conselho de Família
  11. Reuniões familiares informativas
  12. Reuniões das gerações e entre gerações da família

 

O diagnóstico de uma empresa familiar consiste em determinar quais fóruns são necessários, quais existem, quais precisam ser criados e o quão bem eles estão alcançando seus propósitos. A funcionalidade será afetada pela clareza de papéis e responsabilidades para aqueles participantes em cada fórum e a determinação subjacente sobre quais membros da família participam e tomam decisões em quais fóruns.

 

4. Habilidades e Conhecimento

Não importa o quão bem estruturado seja a governança da empresa familiar, a realização de metase outros aspectos da funcionalidade são muito impactados pelo nível de habilidades e compreensão que está presente nos participantes, sejam membros da família ou outros (como executivos por exemplo). Habilidades, conhecimento e experiência são necessários para participar efetivamente em uma reunião e ser um proprietário competente, diretor, executivo, funcionário, administrador ou membro da família. Um diagnóstico funcional de uma empresa familiar analisará: a) o nível de conhecimento e experiência de habilidades necessários para cada papel-chave; b) qual nível dehabilidades, conhecimentos e experiência é presente em cada membro relevante da família e outros (executivos, empregados-chave, etc.); c) se certos papéis chave são detidos por membros da família que não possuem habilidades, conhecimentos ou experiência apropriados; e d) se existem planos de desenvolvimento adequados para aumentar o nível de habilidades, conhecimento e experiência entre membros relevantes da família (em cada geração) e demais.

 

5. Tomada de decisão

Um dos principais parâmetros de funcionalidade é a eficácia da tomada de decisões. É necessária clareza sobre quais as decisões que precisam ser tomadas, quem tomará essas decisões (qual pessoa ou grupo de pessoas) e como a decisão será tomada.   Existem várias alternativas de decisão que as empresas familiares podem selecionar; A escolha da alternativa pode variar de acordo com a natureza da decisão. Aqui estão os modelos clássicos:

  1. Autocrática (uma pessoa decide)
  2. Votação da maioria (voto superior a 50%)
  3. Votação da Supermajoridade (percentual acima da maioria simples, por exemplo 2/3 ou 75%)
  4. Unanimidade

Outros aspectos da tomada de decisão que podem ser relevantes incluem:

a)    A busca de consenso, (distinguindo-se da unanimidade, na medida em que todos não necessariamente votaram afirmativamente por uma proposição, mas todos estão dispostos a respeitar o resultado e não se opõem);

b)    Eleger uma parte (interna ou terceira) que possa resolver os impasses e alternar de tempos em tempos os papéis;

c)    Definir se as votações são abertas ou secretas;

d)    Definir os critérios que envolvem a comunicação e informação prévia, participação requerida, pontualidade, etc.

 

O diagnóstico funcional de uma empresa familiar examinará os processos de tomada de decisão que existem com o objetivo de determinar se todas as decisões importantes foram identificadas, se há clareza e adequação sobre quem tomará essas decisões, por qual limite de aprovação, por qual processo de intercâmbio de informações, discussão e debate?

 

6. Nível de satisfação

O nível de satisfação subjetivo dos membros da família em uma empresa familiar é um parâmetro de diagnóstico importante. Se os níveis de satisfação subjetiva forem altos, ele tende a indicar que a empresa familiar está funcionando bem. Se os níveis de satisfação subjetivos forem baixos, pode apontar para um ou mais dos outros parâmetros fracos ou ausentes. Também pode indicar que o membro da família possui expectativas inadequadas, mal-entendidos, valores não alinhados ou objetivos conflitantes.

 

Em resumo

A funcionalidade de uma empresa familiar será essencialmente determinada pelos seis principais parâmetros listados aqui. Se um ou mais parâmetros estiverem faltando, fracos, indefinidos ou defeituosos, é necessário um maior desenvolvimento. Nosso papel de consultor empresarial familiar é diagnosticar a empresa familiar, identificar os seus pontos fortes e deficiências, recomendar aspectos desses parâmetros fundamentais que precisam de criação ou fortalecimento e, em seguida, auxiliam na implementação dessas melhorias.

 

Andrew Hier é um sócio sênior da Cambridge Family Enterprise Group, especializado em propriedade, família e governança, aspectos societários e sucessão. Adrew Hier pode ser contatado no [email protected]

 

The Practitioner
Uma publicação online da The Family Firm Institute
Parâmetros chave para avaliação da funcionalidade da Empresa Familiar Publicado em 6 de Maio de 2015